Le Budget Prévisionnel (BP) est un document comptable présentant les estimations de charges (dépenses) et produits (recettes) espérés de l'association pour l'exercice budgétaire à venir. Il évolue dans l’année selon la réalisation effective des recettes et dépenses. Ainsi, il est recommandé d'indiquer les montants demandés de subventions, même si vous n'avez pas encore eu de retour des financeurs sollicités.
En général, il est préparé après la clôture de vos comptes N-1, et discuté lors des réunions des instances dirigeantes. Il peut également être présenté à l'Assemblée Générale pour plus de transparence vis à vis des membres.
Il est un outil de gestion qui sera la feuille de route de l'association et il sera demandé par les financeurs lors des demandes de subventions, pour évaluer la capacité financière de l'association. De surcroît, il est souhaitable d'établir, en complément du Budget de l'association, un BP pour chaque projet pour lequel il est demandé une subvention.
Pour faciliter la présentation, il est utile de se doter d'un "tableur" (Excel, googleshett...) et il faut :
- D'une part, lister les dépenses et les ranger par catégories (achats, loyers, frais de gestion, de personnel ...). Vous pouvez vous appuyer sur le compte de résultat de l'année n - 1 et des devis liés à vos projets.
- D'autre part, déterminer les ressources et les classer : prestations, cotisations, subventions publiques, mécénat, dons…
Conseil : Essayer de prévoir une part d'autofinancement (recettes d'activités...) et de diversifier vos financeurs, un partenaire sera rassuré s'il n'est pas l'unique partenaire financier.
Le BP doit être équilibré : la somme des dépenses doit être égale à la somme des recettes.
Enfin, pour porter à connaissances l'ensemble des ressources de l'association, il est souhaitable d'ajouter les montants valorisés des contributions volontaires en nature : bénévolat, mise à disposition de matériels/locaux, prestations de service à titre gracieux... Les valorisations sont présentées dans les comptes de charges ET dans les comptes de produits pour des montants identiques.
